Eu que me considero uma pessoa organizada, muitas as vezes me pego priorizando tarefas que não eram para ser executadas aquele momento.
No meu caso controlar e organizar o tempo é um desafio constante.Aos poucos estou aprendendo que estou longe ser a Mulher Maravilha e que "abraçar o mundo com as pernas" é impossível. Por isso, há alguns meses venho lendo muitos artigos de como definir metas, organizar o tempo, fazer planejamento a curto, médio e longo prazo... E foi daí que surgiu a idéia desse post, justamente para compartilhar com vocês um pouco do que aprendi e principalmente para ajudá-los no quesito ORGANIZAÇÃO.
Aqui, 8 passos para ajuda organizar seu tempo:
1. Anote seus compromissos e suas tarefas em uma agenda
Não importa se ela for de papel, do celular, no pc. Compromissos são aqueles que você tem horário determinado para cumprir (médico, audiência, reunião do colégio do seu filho), enquanto as tarefas são os afazeres que você precisa executar ao longo do dia (trocar o óleo do carro, levar roupas na lavanderia, ir ao supermercado).
2. Defina e priorize as metas
Após agendar os compromissos e anotar as tarefas que deseja executar, dê uma peneirada para saber quais são de suma importância.
Se você não definir prioridades, vai ficar louca e ao final do dia não vai ter alcançado os resultados que almejou, já que as tarefas urgentes e triviais estarão interligadas.
3. Faça lista TAREFAS URGENTES / TAREFAS TRIVIAIS
Isso faz com que você visualize as tarefas que você pretende fazer a cada dia ou a cada hora. Não vale sair adicionando tarefas na lista para parecer ocupado. Organize sua lista de forma que os itens urgentes devem ser feitos primeiro.
4. Use calendários e um caderno para anotar os lembretes
Pode parecer arcaico, mas é surpreendente como muitas pessoas não usam as ferramentas gratuitas que têm à sua disposição. Use a agenda do telefone ou a boa e velha de papel para organizar o seu dia. Os lembretes podem ser anotados em um único caderno. É mais eficiente do que vários papéis espalhados, os quais você pode acabar perdendo.
5. Gerencie distrações
Distrações e interrupções fazem parte do cotidiano. No entanto, minimizá-las hoje em dia tem se tornado um grande desafio. Manter seu e-mail ou facebook aberto o tempo todo, atender ligações da tia, da mãe, do filho o dia todo, ler todas as mensagens de texto que chegam em seu telefone ou bisbilhotar o que está rolando no instagram acabam "roubando" nosso tempo. Gerir essas interrupções durante o dia é vital para gerir o seu tempo de forma eficaz. Para isso, estabeleça horários para isso. Ex: Destine 10 minutos a cada uma hora para ler os e-mails ou retornar as ligações.
6. Evite a procrastinação
Quem nunca pensou "hoje eu vou chegar mais tarde". Esse pensamento ronda a cabeça de muitas pessoas (a minha por ex.), tornando-se um inimigo. Normalmente, após muitos atrasos, as tarefas se acumulam e o que era trivial parece insolúvel. Isso pode ser causado por medo, preguiça, etc. Se você procrastinar 2 vezes pelo menos uma tarefa, tente descobrir o porquê. Se a tarefa for muito chata tente dividi-lá em 2 etapas.
7. Separe as tarefas da casa, as pessoais e as do trabalho.
Dessa forma você conseguirá gerir o tempo para executá-las de forma eficaz. Não adianta ficar no trabalho fazendo a lista de compras e a noite em casa respondendo os e-mails do escritório. Dar uma pausa de uns 1 minutos no trabalho para marcar um médico ou tomar um café é perfeitamente saudável, só não vale inverter os papéis.
8. Quando tiver tempo livre relaxe
Sobrou espaço na agenda, ao invés de inserir mais 24 tarefas, aproveite para fazer absolutamente nada ou somente aquilo que lhe der prazer. Confesso que até hoje luto contra esse "fazer nada" (parece que essa expressão não faz parte das minha vida), mas perseverar e tentar mudar são exercícios diários, não é mesmo?!
Enfim pessoal, tenho aprendido que muitas situações estressantes podem ser evitadas com um planejamento eficaz e algumas técnicas de organização. Organizar o dia reduz sim o nível de ansiedade e de quebra você acaba obtendo uma sensação de realização e satisfação, do tipo "Missão cumprida" que não tem preço!
Bjokas,
Carol.
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